タイムマネジメントがうまい人とできない人の違い！時間管理能力を高めるコツや具体的なやり方を解説

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、単なるスケジュール管理ではなく、限られた労働時間の中でいかに成果を最大化するかという考え方。忙しさに振り回されず、本来やるべきことに集中できる状態をつくることで、効率だけでなく、心理的な余裕を生み出す働き方の土台ともなる。

タイムマネジメント能力が重要とされる理由

タイムマネジメントが求められる背景には、労働力不足や働き方改革の加速、ワークライフバランスを重視する流れがある。さらに、リモートワークの普及により「自分で時間を管理する力」が必須になっている。

情報量の増加やグローバル競争の激化により、一人ひとりの生産性向上が避けられない課題となった。限られた時間で成果を出すために、行動の優先順位を整理し、ムダを減らす働き方が求められている。

仕事でタイムマネジメント能力を身につけるメリット

タイムマネジメントができると、個人の働き方だけでなく、チーム全体の成果にも良い影響が生まれる。

タイムマネジメント能力が身につくことで、ストレスもうまく調整することができる。

たとえば、重要度の高いタスクを先延ばしにすると、「やらなければならない仕事」が頭の片隅に残り続け、モヤモヤした気分のまま過ごすことになる。対処法としては、先に片づけてしまうか、実行する日を決めてカレンダーに入れておくと気持ちが楽になる。

仕事で時間の管理がうまい人とうまくできない人の違い

時間管理が苦手な人に多いのが「時間をかけてでも完璧を目指そうとする」こと。

もちろんクオリティにこだわるのは重要なことであるが「本当にそこまでのクオリティが必要か」「限られた時間の中でクオリティを上げようとしてか」を意識しながら取り組むことが重要。

タイムマネジメント能力を鍛えるコツ

「やること」だけでなく「やらないこと」を決める

効果的に時間を管理するには、何をするかだけでなく、何をしないかを明確にすることが重要。時間管理が苦手な人は「すべて自分で抱え込んでしまう」傾向があり、誰かに任せないままでいると、自分自身がワンランク上の仕事に挑戦する機会を失ってしまう。

「一部だけでも任せてみる」「何かのついでに便乗してお願いする」など、お互いに負担が少ない方法でお願いしてみるとよい。優先度の低い会議への参加を控える・SNSのチェック時間を制限するなど、やらないことリストを作るのも1つの方法。

嫌な仕事や難易度の高い仕事は小さく分解する

「進捗がよくない」「やる気がおきない」場合は、面倒な作業や嫌な仕事である場合がほとんど。たとえば「プロジェクトの成果報告書」のように時間がかかる作業は、前に進んでいる実感を持ちにくく、集中力が低下しやすい。

そこで推奨されるのが「完成までのステップ」をできるだけ細かく分解する方法。細かいタスクを洗い出すことで「これはすぐにでも着手できそう」「これはAさんに頼んだほうが早そう」といった判断がしやすくなる。

また、簡単なタスクから着手することで作業興奮が起こり、面倒な作業にも着手しやすくなる。

具体的な数字を用いてコミュニケーションを取る

「もう少し」「あとちょっと」「すぐ終わる」などの曖昧な表現は、受け手側の解釈に大きな幅を持たせてしまう。

一方、「あと30分で終わる」「10分遅れる」「明日の17時に提出する」など具体的な数字を用いたコミュニケーションを取ることで、時間を有効に使うことができる。

また、「多くの人が賛成している」→「10人中8人が賛成している」と数字で伝えることで、認識の齟齬を防ぎ、より精度の高い意思決定が可能になる。

フレームワークを活用する

時間管理のテクニックとして紹介されることが多い「ポモドーロ・テクニック」は、25分集中＋5分休憩を1セットとし、それを繰り返すことで高い集中状態を維持する方法。

ただし、実際には「25分も集中するのが難しい」「5分も休憩しているとサボっていると思われる」など、活用が難しいケースも。その場合は「15分集中したら1分休憩する」など、自身の環境や集中力、作業内容に合わせて時間を調整するとよい。

また、人間の脳はやらないといけないことであっても、5秒以上考えると「やらない理由」を探し始めるという性質を持っている。そのため、迷ったらとりあえずやってみる習慣をつけることが大切。

重要な仕事は集中力の高い「午前中」にやる

午後から夕方にかけての時間帯は、集中力が低下しやすいため、重要な課題は集中力の高い午前中に終わらせるのが理想。

ただし、いきなり難易度の高い仕事から始めるとリズムを崩しやすいので、最初の15分程度は「簡単なタスク」でウォーミングアップするのがおすすめ。

「簡単な仕事を片づけた」という成功体験によって弾みをつけることで、難易度の高い仕事にも取り組みやすくなる。

付箋ではなくノートに記録する

モニターの両脇に付箋を貼っていると、常に視界に入ることで集中力をそぐノイズになりやすい。最初は「やらなきゃ」と思えても、次第にポスターやカレンダーのように風景化し、優先順位を管理しづらくなる。

一方、タスクをノートに書くことで記録として残るので、振り返りがしやすい。 「去年の今頃何をしていたか」が可視化されることで、仕事の変化や成長も可視化できる。

不要なものを視界に入れない

目の前の仕事に集中するためには、「今やる仕事」以外のものを視界に入らないようにすることが重要。デスクの上に関係のない資料や書類が置いてあると、そちらが気になり集中が削がれてしまう。

本当に必要なものだけが視界に入り、「やるべき仕事」が明確になっていることで、高い集中力とパフォーマンスを発揮できる。

緊急ではないタスクは予定に入れる

資格試験の勉強のように、緊急じゃないけど重要なことは「時間があるときにやろう」と考えていると、いつまで経っても先延ばしにしてしまう。

先延ばしを防ぐには、あらかじめ勉強をする時間を決めてカレンダーに登録し、ほかの予定をブロックすることが大切。

また、予定を入れて時間の制約をつくることで「それまでに終わらすにはどうすればいいか」という思考も生まれ、結果的に仕事を速く終わらせやすくなる。

イレギュラーを想定してスケジュールを組む

予定をフルで詰め込まず、急な来客やトラブル対応・上司からの追加依頼など、予想外の作業は必ず発生するという前提でスケジュールを組むことが大切。

余白を持たずにスケジュールを埋めてしまうと「やるはずだった仕事」を終わらせることができず、ストレスや自己効力感の低下につながるおそれも。

また、スケジュールを組む際も「全部できなくても今日はこれだけできればOK」と今日中に終わらせるタスク・今日中でなくてもよいタスクにわけておくことで、気持ちにゆとりも生まれる。

効果的なタイムマネジメントのやり方

Step1.タスクを細かく分解して可視化する

タイムスケジュールを作る前に、まずはやるべきことをすべて書き出す。やることが可視化されてクリアになるだけでも、不安が減って動きやすくなる。

書き出すときは、仕事・プライベート・タスクの種類などは区別せず、いったんは頭に浮かんだ「やらなければならないこと」をノートに列挙して、頭の中を整理する。

Step2.タスクの優先順位を整理する

やることを書き出したら、今度は優先順位を設定する。判断基準としては「緊急かつ重要」「緊急ではないが重要」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類する。

優先順位が決まっていないと、多くの人は「好きな仕事・楽な仕事・円滑に進む仕事」に偏りがちで、いやな仕事・大変な仕事・面倒な仕事ほど後回しにしてしまう。

重要度は高いけど緊急度は低いタスクは期日を決めてカレンダーに登録し、自分がやらなくてもよいタスクは得意な人に任せるなど、自分がやるべきことに注力できる環境を整えよう。

Step3.期限を設定する

タスクの優先順位を設定したら、次に期限を設定する。期限には「終わりの期限」「始める期限」「前倒し期限」の3つがある。

人は「計画の誤謬（ごびゅう）」と呼ばれる認知バイアスのせいで、タスクにかかる時間を、実際にかかる時間よりも短く見積もりやすい。

そのため、10日で終わると思ったら14日はかかると想定するなど「自分が思っているよりも余裕を持たせた期日を設定」するとよい。

Step4.定期的に振り返り・改善をおこなう

タイムマネジメントは、やって終わりではなく「改善し続ける」ことが大切。現在の進め方が正しいかどうかは、振り返りをしないとわからない。計画通りに進んだこと、うまくいかなかったことを見直し、改善点を探すことが重要。

振り返りから得た気づきを次の計画に反映させ、改善を繰り返すことで、自分に合った最適なスタイルが見え、タイムマネジメント能力は着実に向上していく。

タイムマネジメント能力を鍛えるための良い習慣

心身のリズムを整える

時間管理の効率は、心身のコンディションにも大きく左右される。心身のリズムが乱れると、集中力や意志力が落ち、計画通りに動きにくくなるため、十分な睡眠、適度な運動、バランスの取れた食事など、健康的な生活習慣を維持することを心がけよう。

体調が整えば集中力や判断力が向上し、同じ時間でも高い成果を出しやすくなる。休息も時間管理の一部と捉え、意識的にリフレッシュの時間を確保することが重要。

新しい体験を増やす

子どものころに1日が長く感じられたのは「初めての経験」が多かったからで、大人になるとルーティンワークが増えて新しい刺激が薄くなるため、時間があっという間に過ぎていく。

普段から「新しい体験をする」「新しいものに触れる」機会を増やすことで、何歳になっても脳を鍛えることができる。

「いつもと違う道で通勤する」「いつも食べないものを食べてみる」「ちょっとだけ仕事のやり方を変えてみる」など、ちょっとした変化でもよいので、できるだけ毎日新しいことをする習慣を身につけよう。

いろいろな人と話す機会をつくる

会社の仕事は多くが「慣習」で回っているため、組織内の視点だけでは「ムダ」に気づきにくい。そのため、「転職者」「新入社員」「他部署のメンバー」など、年齢・役職問わず、できるだけ多くの意見を聞いてみることが大切。